Afbestillingsregler, Vartov Konferencecenter

Bestilling og bekræftelse

  • Der skal altid foreligge en skriftlig bekræftelse på et arrangement, enten ved ordrebekræftelse eller mailkorrespondance hvor der tydeligt er angivet priser, mængde og varighed af de bestilte ydelser.
  • Senest 14 dage inden dato for afvikling af arrangementet skal der fremsendes endeligt deltagerantal samt angivelse af forplejning og tidspunkter for servering af disse.

 

Afbestilling

Afbestilling skal altid ske skriftligt til konference@vartov.dk

Ved afbestilling, forstås annullering, reduktion, afkortning, og lign. væsentlige ændringer i henhold til ordrebekræftelsen.

  • Afbestilling skal ske senest 14 dage inden dato for afvikling af det bestilte arrangement/booking.
  • Ved afbestilling senere end 14 dage før, og til og med 6 døgn før dato for afvikling af det bestilte arrangement/booking, opkræves 50% af de bestilte ydelser.
  • Ved afbestilling senere end 6 døgn før dato for afvikling opkræves 75% af de bestilte ydelser.
  • Ved afbestilling/”no show” på dagen for afviklingen af arrangementet/bookingen, opkræves der 100% af de bestilte ydelser.
  • Vartov Konferencecenter kan ved forevisning af regning kræve, at gæsten ved rettidig afbestilling betaler for ydelser, der ikke kan afbestilles, f.eks. musik, kontorartikler, apparatur og lignende.

 

Aflysning eller omplacering

  • I tilfælde af at Vartov Konferencecenter aflyser eller omplacerer, kan gæsten kræve at blive holdt skadesløs for samtlige dokumenterede ekstra omkostninger, gæsten får herved.
  • Såfremt gæsten ønsker enten at reklamere over arrangementet eller rejse krav om godtgørelse, skal det meddeles Vartov Konferencecenter snarest muligt efter, at arrangementet er eller skulle have fundet sted.

 

Betaling

  • Efter afholdt arrangement/booking fremsendes en samlet faktura via e-mail, der skal indbetales senest 14 dage efter faktureringsdato.

 

Force majeure

  • Ved helt ekstreme forhold uden for parternes kontrol (force majeure) kan afbestilling/aflysning ske vederlagsfrit.